Conditions Générales d'Utilisation

Conditions Générales d'Utilisation de smartEcole

Version 1.0 — en vigueur au 25 septembre 2026

Article 1 — Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme smartEcole (application web, application mobile et API, ci-après « la Plateforme »), éditée par Spatial Intelligence Nexus (ci-après « l'Éditeur »).

smartEcole est un logiciel de gestion scolaire proposé en mode SaaS aux établissements d'enseignement (ci-après « l'Établissement »). Il permet notamment la gestion des inscriptions, de la scolarité, des notes et bulletins, des présences, des paiements, de la communication avec les familles et des services annexes.

Toute utilisation de la Plateforme vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU.

Article 2 — Définitions

• Établissement : école, collège, lycée ou tout organisme d'enseignement ayant souscrit une licence smartEcole.
• Licence : droit d'utilisation accordé à un Établissement selon un plan d'abonnement (mensuel ou annuel), définissant notamment le nombre maximal d'utilisateurs, le nombre maximal d'élèves et les modules activés.
• Utilisateur : toute personne disposant d'un compte : super administrateur, administrateur, directeur, comptable, enseignant, surveillant ou parent d'élève.
• Élève : personne scolarisée dans un Établissement et dont les données sont gérées dans la Plateforme.
• Module : ensemble fonctionnel activable selon la licence (bulletins, boutique, cantine, transport, pointage, Nexus AI, etc.).

Article 3 — Accès à la Plateforme

3.1 Création des comptes

Les comptes Utilisateurs sont créés par l'Établissement (administrateur ou directeur). Aucun compte ne peut être créé librement par le public. L'Établissement est responsable de l'exactitude des informations saisies et de l'attribution des rôles.

3.2 Authentification

L'accès se fait par identifiant (adresse e-mail ou numéro de téléphone) et mot de passe, complétés par un code à usage unique (OTP) envoyé par e-mail ou par SMS. L'Utilisateur s'engage à :

• garder ses identifiants et codes strictement confidentiels ;
• ne pas partager son compte ;
• signaler sans délai à son Établissement toute utilisation non autorisée.

Toute action réalisée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire.

3.3 Rôles et périmètre d'accès

Chaque Utilisateur n'accède qu'aux données correspondant à son rôle et à son Établissement :

• les enseignants n'accèdent qu'à leurs classes et à leurs évaluations ;
• les parents n'accèdent qu'aux informations concernant leurs propres enfants ;
• les surveillants, comptables, directeurs et administrateurs disposent des accès nécessaires à leurs missions.

Toute tentative de contourner ces restrictions est interdite.

3.4 Disponibilité

L'Éditeur s'efforce d'assurer un accès 24h/24 et 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance, des pannes des réseaux ou prestataires tiers et des cas de force majeure. L'état du service est consultable publiquement sur la page de statut. L'Éditeur ne garantit pas une disponibilité ininterrompue.

Article 4 — Description des services

Selon la licence souscrite, la Plateforme propose notamment :

• gestion des années et sessions scolaires, niveaux, classes, matières, coefficients, salles et bâtiments ;
• inscriptions, dossiers et documents des élèves, fiches élèves accessibles par QR code ;
• évaluations, notes, moyennes, bulletins, attestations et certificats ;
• emplois du temps, cahier de textes, devoirs à la maison ;
• présences et absences des élèves et du personnel, justificatifs, pointage automatique par terminaux biométriques ou à badge ;
• discipline : incidents, sanctions, conseils de discipline ;
• frais scolaires, échéanciers, remises, bourses et aides financières, paiements en ligne par mobile money et reçus vérifiables par QR code ;
• dépenses de l'Établissement ;
• communication : annonces, messages privés, réunions, événements, envoi de SMS et notifications ;
• boutique scolaire, cantine, transport scolaire, activités extrascolaires ;
• Nexus AI : assistant conversationnel répondant aux questions sur les données de l'Établissement.

L'Éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités à tout moment.

Article 5 — Licences et conditions financières

5.1 L'accès est conditionné à une licence en cours de validité. Les tarifs, la périodicité (mensuelle ou annuelle), les limites (utilisateurs, élèves) et les modules inclus sont définis par le plan choisi.

5.2 À l'expiration ou en cas de non-paiement, l'accès peut être suspendu. Les données sont conservées pendant la durée prévue par la Politique de confidentialité afin de permettre une réactivation ou une restitution.

5.3 Le dépassement des limites du plan (nombre d'utilisateurs ou d'élèves) peut être bloqué par la Plateforme jusqu'à l'évolution vers un plan adapté.

Article 6 — Paiements des familles

6.1 Les paiements des frais scolaires, de la boutique ou d'autres services peuvent être effectués auprès de l'Établissement ou en ligne via un prestataire de paiement mobile money agréé (Jeko). L'Éditeur n'est pas un établissement de paiement : il ne détient pas les fonds, qui sont reversés à l'Établissement par le prestataire.

6.2 Les conditions du prestataire de paiement s'appliquent aux transactions. Les frais éventuels de transaction sont indiqués avant validation.

6.3 Chaque paiement confirmé donne lieu à un reçu numéroté, vérifiable par QR code. Toute réclamation relative à un montant, un remboursement ou une affectation de paiement doit être adressée à l'Établissement, seul créancier des sommes dues.

Article 7 — Nexus AI

7.1 Nexus AI génère des réponses automatiquement à partir des données de l'Établissement auxquelles l'Utilisateur a accès. Le modèle d'intelligence artificielle est hébergé sur l'infrastructure de l'Éditeur ; les données ne sont pas transmises à un fournisseur d'IA tiers.

7.2 Les réponses peuvent être incomplètes ou inexactes. Elles sont fournies à titre d'aide et ne remplacent pas la vérification humaine, notamment pour toute décision concernant un élève (orientation, discipline, notes, finances).

Article 8 — Obligations des Utilisateurs

L'Utilisateur s'engage à :

• utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux lois en vigueur et au règlement de l'Établissement ;
• ne saisir que des informations exactes, nécessaires et pertinentes ;
• ne pas publier de contenus illicites, diffamatoires, injurieux, discriminatoires, violents ou portant atteinte à la vie privée ou à l'image d'autrui, notamment dans les messages, annonces, commentaires d'incidents et médias d'événements ;
• ne pas extraire massivement, copier ou diffuser les données personnelles des élèves, des familles ou du personnel en dehors du cadre scolaire ;
• ne pas tenter d'accéder à des données ou fonctionnalités non autorisées, ni perturber le fonctionnement de la Plateforme (attaques, robots, surcharge, rétro-ingénierie) ;
• ne pas utiliser les QR codes, liens publics ou reçus à des fins frauduleuses.

Article 9 — Obligations de l'Établissement

L'Établissement, en qualité de responsable de traitement des données de ses élèves, familles et personnels :

• informe les personnes concernées du traitement de leurs données et recueille, lorsqu'elle est requise, l'autorisation des représentants légaux ;
• gère les comptes, les rôles et les révocations d'accès (départ d'un membre du personnel, fin de scolarité) ;
• configure les terminaux de pointage et les paramètres de paiement sous sa responsabilité ;
• respecte la réglementation applicable, notamment la loi ivoirienne n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel.

Article 10 — Propriété intellectuelle

La Plateforme, son code, sa structure, ses interfaces, ses marques et logos sont la propriété exclusive de l'Éditeur. La licence confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable pour la durée de l'abonnement.

Les données saisies restent la propriété de l'Établissement et des personnes concernées. L'Éditeur ne les utilise que pour fournir le service.

Article 11 — Responsabilité

11.1 L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il met en œuvre des mesures raisonnables de sécurité et de sauvegarde.

11.2 L'Éditeur n'est pas responsable :

• du contenu saisi par l'Établissement ou les Utilisateurs (notes, appréciations, sanctions, montants, messages) ;
• des décisions prises sur la base des données ou des réponses de Nexus AI ;
• des interruptions ou erreurs imputables aux prestataires tiers (opérateurs télécoms, passerelle SMS, prestataire de paiement, hébergeur) ou au matériel de l'Établissement (terminaux de pointage, connexion Internet) ;
• d'une utilisation frauduleuse résultant d'un défaut de confidentialité des identifiants.

11.3 En tout état de cause, la responsabilité de l'Éditeur est limitée au montant payé par l'Établissement au titre de la licence au cours des douze (12) derniers mois.

Article 12 — Suspension et résiliation

L'Éditeur ou l'Établissement peut suspendre ou supprimer un compte en cas de violation des présentes CGU, sans préjudice de toute action en justice. La suppression d'un compte par l'Établissement met fin à l'accès de l'Utilisateur. En fin de licence, l'Établissement peut demander l'export de ses données dans les conditions de la Politique de confidentialité.

Article 13 — Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

Article 14 — Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les CGU. Chaque version est datée et numérotée ; la version en vigueur est toujours consultable sur la Plateforme. Les modifications substantielles sont portées à la connaissance des Utilisateurs. La poursuite de l'utilisation après la date d'effet vaut acceptation.

Article 15 — Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit ivoirien. En cas de litige, les parties recherchent une solution amiable. À défaut, compétence est attribuée aux juridictions d'Abidjan, sauf disposition légale impérative contraire.

Article 16 — Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU : dev@spatialintelligencenexus.com. Pour toute question relative à la scolarité, aux notes ou aux paiements : contactez directement votre Établissement.