Politique de confidentialité de smartEcole
Version 1.0 — en vigueur au 25 septembre 2026
La présente politique explique quelles données personnelles sont traitées par la plateforme smartEcole, pourquoi, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle est établie conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel en Côte d'Ivoire, sous le contrôle de l'ARTCI.
1. Qui est responsable du traitement ?
- L'Établissement scolaire qui utilise smartEcole est responsable du traitement des données de ses élèves, parents et personnels : c'est lui qui décide des données collectées et de leur usage.
- Spatial Intelligence Nexus, éditeur de smartEcole, agit en qualité de sous-traitant : il héberge et traite ces données uniquement pour fournir le service, sur instruction de l'Établissement.
- L'Éditeur est responsable du traitement pour ses propres besoins : gestion des licences et de la facturation des Établissements, sécurité et supervision technique de la Plateforme.
2. Quelles données sont traitées ?
2.1 Élèves
- Identité : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro et date d'extrait de naissance, matricule, photo ;
- Scolarité : établissement et classe d'origine, classe, niveau, statut (affecté, redoublant), régime, LV2, inscriptions ;
- Résultats : notes, moyennes, appréciations, bulletins, attestations et certificats ;
- Vie scolaire : présences, absences et justificatifs, emploi du temps, devoirs, incidents, sanctions, conseils de discipline ;
- Données de santé limitées : maladie signalée, dispense de sport ;
- Données financières : frais, échéanciers, paiements, remises, bourses et aides ;
- Services : cantine, transport (trajets), boutique, activités extrascolaires ;
- Pointage : badge ou code PIN, horodatage des passages aux terminaux de l'Établissement ;
- Documents déposés au dossier et jeton de fiche QR.
2.2 Parents et représentants légaux
Nom, prénoms, téléphone, e-mail, lien avec l'élève, messages échangés, paiements effectués et commandes.
2.3 Personnel (administrateurs, directeurs, enseignants, comptables, surveillants)
Identité, coordonnées, rôle, classes et matières attribuées, présences et pointages, actions réalisées dans la Plateforme.
2.4 Données techniques (tous les Utilisateurs)
Adresse IP, navigateur/appareil (user-agent), date et heure de connexion, codes OTP (stockés temporairement), jetons d'authentification, historique des échanges avec l'assistant Nexus AI.
smartEcole ne stocke aucune donnée de carte bancaire ni code secret mobile money : la saisie se fait chez le prestataire de paiement.
3. Pourquoi ces données sont-elles traitées ?
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion administrative et pédagogique de la scolarité | Mission d'enseignement de l'Établissement / exécution du contrat de scolarité |
| Suivi des présences et pointage | Obligation de sécurité et d'assiduité de l'Établissement |
| Gestion des frais, paiements et reçus | Exécution du contrat, obligations comptables |
| Communication avec les familles (SMS, messages, annonces, notifications) | Intérêt légitime de l'Établissement / exécution du contrat |
| Authentification et sécurité des comptes (OTP, journaux de connexion) | Intérêt légitime / obligation de sécurité |
| Assistant Nexus AI | Exécution du service souscrit par l'Établissement |
| Gestion des licences et supervision technique | Exécution du contrat avec l'Établissement, intérêt légitime de l'Éditeur |
Les données de santé ne sont traitées que dans la mesure strictement nécessaire à la prise en charge de l'élève (activités sportives, urgences), avec l'accord des représentants légaux recueilli par l'Établissement.
Aucune donnée n'est vendue, louée ni utilisée à des fins publicitaires. Aucune décision produisant des effets juridiques sur un élève n'est prise de façon exclusivement automatisée.
4. Qui peut accéder aux données ?
À l'intérieur de l'Établissement, l'accès est limité selon le rôle :
- un parent ne voit que les informations de ses propres enfants ;
- un enseignant ne voit que ses classes et évaluations ;
- les autres personnels n'accèdent qu'aux données nécessaires à leurs fonctions.
Les données d'un Établissement sont cloisonnées et ne sont jamais accessibles aux autres Établissements.
Prestataires (sous-traitants ultérieurs)
- Hébergeur des serveurs et bases de données de la Plateforme ;
- Passerelle SMS (Sinexus) : numéro de téléphone et contenu des SMS (codes OTP, communications) ;
- Service d'envoi d'e-mails : adresse e-mail et contenu des messages (codes OTP, notifications) ;
- Prestataire de paiement mobile money (Jeko) : montant, référence, numéro de téléphone du payeur ;
- Terminaux de pointage (Hikvision) installés dans l'Établissement, qui transmettent les événements de passage directement à la Plateforme.
Nexus AI fonctionne avec un modèle d'IA hébergé sur l'infrastructure de l'Éditeur : les questions et les données consultées ne sont pas envoyées à un fournisseur d'IA externe ni utilisées pour entraîner un modèle.
Les données peuvent être communiquées aux autorités (ministère de l'Éducation, autorités judiciaires) lorsque la loi l'exige.
5. Liens et QR codes publics
Certaines informations sont accessibles sans connexion via des liens à jeton non devinable :
- la fiche élève (QR code de la carte scolaire) ;
- la vérification de paiement par QR code au poste d'accueil ;
- les reçus de paiement (QR code imprimé sur le reçu).
Ces liens n'affichent que les informations nécessaires à leur usage et sont protégés contre les requêtes massives. Toute personne en possession d'un QR code peut consulter les informations associées : conservez cartes et reçus avec soin et signalez leur perte à l'Établissement, qui peut régénérer le jeton.
6. Transferts hors de Côte d'Ivoire
Certains prestataires (hébergement, e-mail) peuvent traiter des données hors de Côte d'Ivoire. Ces transferts sont encadrés conformément à la loi n° 2013-450 et aux exigences de l'ARTCI, et ne s'effectuent que vers des prestataires offrant un niveau de protection suffisant.
7. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Dossier scolaire, notes, bulletins | Durée de la scolarité dans l'Établissement, puis archivage selon les obligations de l'Établissement |
| Données financières et reçus | 10 ans (obligations comptables) |
| Présences, pointages, incidents | Année scolaire en cours + 1 an, sauf procédure disciplinaire en cours |
| Messages et communications | Durée de l'année scolaire + 1 an |
| Codes OTP | Quelques minutes (usage unique) |
| Journaux de connexion | 12 mois |
| Historique Nexus AI | Durée de la licence, supprimable par l'Établissement |
| Comptes Utilisateurs | Jusqu'à la suppression par l'Établissement |
À la fin de la licence, l'Établissement peut demander l'export de ses données dans un délai de 90 jours. Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation.
8. Sécurité
L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment :
- chiffrement des communications (HTTPS) et hachage des mots de passe ;
- authentification à deux facteurs par code OTP ;
- limitation du nombre de tentatives de connexion et de requêtes ;
- cloisonnement des données par Établissement et contrôle d'accès par rôle ;
- authentification des terminaux de pointage et vérification de signature des notifications de paiement ;
- journalisation des connexions, sauvegardes régulières et supervision de la disponibilité.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque, l'Éditeur en informe l'Établissement dans les meilleurs délais afin que les notifications prévues par la loi soient effectuées.
9. Données des mineurs
La majorité des élèves sont mineurs. Leurs données sont traitées sous la responsabilité de l'Établissement et avec l'information de leurs représentants légaux, qui exercent leurs droits en leur nom. Les élèves ne disposent pas de compte leur permettant d'échanger des données avec des tiers.
10. Vos droits
Conformément à la loi n° 2013-450, vous disposez des droits :
- d'information et d'accès à vos données ;
- de rectification des données inexactes ;
- d'opposition, pour motif légitime ;
- de suppression des données qui ne sont plus nécessaires ou traitées illicitement.
Pour les données scolaires, adressez votre demande à votre Établissement, responsable du traitement ; l'Éditeur l'assistera pour y répondre. Pour les autres traitements, écrivez à : dev@spatialintelligencenexus.com. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois. Un justificatif d'identité peut être demandé.
Vous pouvez également saisir l'ARTCI (Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire).
11. Cookies et stockage local
La Plateforme n'utilise aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Seuls sont utilisés les éléments strictement nécessaires au fonctionnement : jeton de session/authentification et préférences d'affichage stockés dans le navigateur ou l'application.
12. Modifications
Cette politique peut évoluer. Chaque version est datée et numérotée ; la version en vigueur est consultable à tout moment sur la Plateforme. Les modifications importantes sont signalées aux Utilisateurs.
13. Contact
Spatial Intelligence Nexus — éditeur de smartEcole E-mail : dev@spatialintelligencenexus.com